PROTOCOL VAN RESERVERING
Dit protocol beschrijft de reserveringsprocedure van:
Stichting Alle Mens aan Dek(AMAD)
Zuwe 18j
1241 NC Kortenhoef
De reservering van een reis met en verblijf in ons schip vindt plaats in een aantal te onderscheiden stappen, die uiteindelijk leiden tot de reisovereenkomst of de huurovereenkomst. De stichting Alle Mens aan Dek, hier na te noemen AMAD, heeft een geautomatiseerd reserveringssysteem, dat deel uitmaakt van de website van de organisatie. Op deze website is alle informatie vermeld, die betrekking heeft op het huren van en varen met ons schip, waaronder de algemene voorwaarden (waarin tevens de procedure klachtafhandeling), de prijsinformatie, de beschrijving van het interieur van het schip en de beschikbare faciliteiten en de te kiezen routes. Een reservering vindt plaats in enkele duidbare stappen. Deze stappen zijn:
|
Stapnr.
|
Actie
|
Door wie
|
Resultaat
|
Uitvoering
|
|
1.
|
Infoaanvraag per telefoon of e-mail
|
Klant
|
Registratie door organisatie
|
Stap 2
|
|
2.
|
Versturen van folder en/of gevraagde info per email of in een telefoongesprek met verwijzing naar website
|
Organisatie
|
Klant ontvangt alle info en antwoord op vragen en kiest
|
Stap 3
(Evt. na herhaling stappen 1 en 2 voor aanvullende info)
|
|
3.
|
Reservering via ingericht systeem op website
|
Klant
|
Registratie, klant ontvangt automatische bevestiging per e-mail
|
Stap 4
|
|
4.
|
Verwerking/aanvulling gegevens in database, automatische opmaak factuur en bevestigingsbrief reservering.
|
Organisatie
|
Reservering is nu geheel geregistreerd
|
Stap 5
|
|
5.
|
Toezenden brief bevestiging reservering, factuur en specifieke reis of accommodatie- info, zoals routebeschrijving, bagage- en kledingtips, locale gebruiken enz.
|
Organisatie
|
Reis- of huurovereenkomst is tot stand gekomen.
|
Stap 6
|
|
6.
|
Voldoen reissom/huursom overeenkomstig factuur
|
Klant en organisatie
|
Ontvangst en registratie ingekomen betaling
|
Stap 7of stap 8
|
|
7.
|
Klant of organisatie annuleert
|
Klant en organisatie
|
Afwikkeling volgens de algemene voorwaarden
|
Einde proces of geheel of gedeeltelijk stap 8 eerst, indien annulering tijdens reis/verblijf
|
|
8.
|
Uitvoeren reis/ter beschikking stellen accommodatie overeenkomstig de overeenkomst
|
Organisatie
|
Klant reist of verblijft als overeengekomen
|
EINDE PROCES
|
Stapsgewijze beschrijving procedure
Stap 1 en 2. Informatieuitwisseling
De klant kan via de website e-mailmodule, via aparte e-mail of telefonisch informatie opvragen bij AMAD. De verlangde informatie wordt, afhankelijk van de aard en omvang daarvan, door AMAD telefonisch en/of per e-mailbericht beantwoord. Deze stap kan worden herhaald, totdat de klant naar zijn tevredenheid alle gewenste informatie heeft gevraagd en verkregen. Ook kan de klant een vrijblijvend kijk bezoek aan het schip brengen, om zich ervan te overtuigen of de aanpassingen en voorzieningen al dan niet voor hem of haar persoonlijk geschikt zijn.
Stap 3. Reservering
Het geautomatiseerd reserveringssysteem is efficiënt en het gebruik ervan voorkomt vergissingen, zowel van de klant als van AMAD. Daarom zal de klant, zodra hij te kennen geeft te willen reserveren, vrijwel in alle gevallen door AMAD naar dit systeem worden verwezen ter reservering. In een zeer uitzonderlijk geval kan het voorkomen dat een klant niet in staat is via het geautomatiseerd systeem te reserveren. In dat geval kan AMAD, afhankelijk van de wens van de klant, samen met hem het reserveringsformulier telefonisch invullen of hem het reserveringsformulier per post toesturen.
Het reserveren via de reserveringsmodule op de website vindt in de volgende fases plaats:
a. Menukeuze "reserveren"
Wordt deze keuze door het klikken op deze keuze gekozen, dan krijgt men een pagina onder ogen waarin een aantal bijzonderheden worden vermeld over het reserveren en de mogelijkheden en onmogelijkheden. In deze pagina zijn klikbare, dus te kiezen, links opgenomen voor dit Protocol reservering, de Algemene Voorwaarden en de Prijzen.
b. Paginakeuze "hier klikken"
Heeft de klant al deze informatie gelezen en is het hem allemaal duidelijk dan kan hij onder aan de pagina op een de link "hier klikken" klikken, waarna hij schakelt naar een nieuwe pagina. Deze pagina toont een kalender, waarin de klant zijn gewenste dag van vertrek en aankomst kan ingeven en de grootte van zijn groep. Vervolgens drukt hij op de link "Zoek". Het systeem onderzoekt nu in de achtergrond of de ingegeven periode nog vrij is, in optie is, of al gereserveerd is. Het systeem brengt nu een rij hokjes voor de 7 geboekte dagen in beeld, waarin de datum en de dagprijs staan vermeld en die overigens, alle of slechts voor een deel, groen, geel of rood gekleurd zijn. De kleur groen staat voor "nog vrij", de kleur geel staat voor "in optie" en de kleur rood staat voor "reeds gereserveerd". Achter de gekleurde hokjes staat bovendien de totaalprijs genoemd zonder opties, maar wel in overeenstemming met de opgegeven periode en grootte van de groep.
Blijkt dat de hele periode groen is gekleurd, dan kan de klant verdergaan met reserveren door de daartoe bestemde knop "reserveer" te klikken. (zie stap 3 hierna)
Blijkt dat de hele periode rood is gekleurd, dan kan de klant klikken op de keuze "beschikbaarheid". Nu komt de grote jaarkalender in beeld, waarin de klant kan zien welke andere perioden eventueel nog beschikbaar zijn. Vindt hij een voor hem geschikte week, dan gaat hij terug naar de eerdere pagina, vult die week in en kan dan via de knop "reserveer" verder reserveren. (Zie stap 3 hierna)
Blijkt dat de hele periode geel is gekleurd, dan betekent dit dat iemand anders op die week al een optie heeft genomen. In dat geval dient de klant telefonisch contact op te nemen met AMAD, waarna zij zal overleggen met de klant die de optie heeft. De laatste moet dan direct beslissen of hij de optie wil wijzigen in een definitieve reservering of niet. Wil hij reserveren, dan moet hij dat direct doen, nadat AMAD de optie heeft vrijgegeven. De andere klant moet dan helaas een andere week zoeken. Beslist de optiehouder niet te reserveren, dan kan de andere klant alsnog die week reserveren. (Zie stap 3 hierna)
c. Keuze voor "reserveer"
Indien de klant deze keuze maakt verschijnt het definitieve reserveringsformulier in beeld. Dit formulier dient geheel te worden ingevuld. Na invulling wordt nogmaals gevraagd of de Algemene Voorwaarden zijn gelezen en of men zich daarmee akkoord wenst te verklaren. De klant heeft hier nogmaals de keuze eerst de voorwaarden nog eens te lezen of de reservering te bevestigen door op de knop
"Ik ga akkoord. Reservering verzenden."te klikken.
e. Bevestigen met "Ik ga akkoord. Reservering verzenden."
Heeft de klant deze keuze gemaakt en het formulier verzonden, dan is van zijn kant de reservering een feit geworden. Er is echter nog geen overeenkomst gesloten. Hij ontvangt van AMAD nu het volgende automatisch gegenereerde e-mail bericht:
Geachte (Voornaam en achternaam)
Wij hebben uw reservering ontvangen. Hartelijk dank daarvoor. Wij nemen uw reservering zo spoedig mogelijk in behandeling. Kunnen wij uw reservering na beoordeling accepteren, dan ontvangt u van ons een bevestiging per email. Ook sturen wij u dan per post een bevestiging en alle belangrijke informatie en facturen.
Met vriendelijke groet,
Stichting Alle Mens aan Dek
Het Bestuur.
AMAD controleert nu de reservering en het ingevulde reserveringsformulier en beziet of er nog aanvullende informatie gewenst is. Is alles direct of na telefonisch of e-mail overleg in orde, dan accepteert zij de reservering en bevestigt die aan de klant met het volgende automatisch gegenereerde e-mail bericht:
Geachte (Voornaam en achternaam)
Wij danken u voor het reserveren van (naam schip)
Boekingsdatum: (datum)
Bookingdetails:
Details van de boeking, zoals periode, aantal passagiers, gekozen route enz.
Wij verzoeken u vriendelijk onze reservering bevestiging en factuur, die u per post van ons ontvangt, af te wachten en eerst daarna en op geleide daarvan tot de betaling van de reissom over te gaan.
Met vriendelijke groet,
Namens het Bestuur,
Fred Hensens
(Voorzitter)
AMAD verwerkt de reserveringsgegevens nu, overeenkomstig haar privacyreglement, in de database. Vervolgens worden semi - automatisch de volgende stukken geproduceerd:
1. Een bevestigingsbrief reservering met belangrijke overeengekomen feiten en bagage- en reistips;
2. Een factuur met vermelde termijnen van aan- en slotbetaling;
3. Een routeoverzicht met beschrijving van de dagelijkse routes en aankomst- en vertrektijden;
4. Een routekaart met informatie over bruggen, sluizen, afgelegde weg, brandstofverbruik enz.;
5. Een routebeschrijving met adresgegevens van de haven van vertrek en aankomst;
6. Een brochure van AMAD
De hiervoor opgesomde stukken ontvangt de klant binnen maximaal 7 dagen na de datum van reservering, tenzij de klant nog informatie moet verstrekken over bijv. de routekeuze. In dat geval kan deze toezending enigszins worden uitgesteld, hetzij geheel of voor dat gedeelte dat met de routekeuze samenhangt.
- - - - - - - - - -oooo- - - - - - - - - -
